Wozu brauche ich eigentlich noch Email?

Quelle: Fletcher Prince

In diesem Jahr habe ich eine Menge über Social Media gelernt: Welche Tools es gibt, wie ich sie einsetzen kann, welchen Nutzen sie für mich haben. Zum Ende des Jahres taucht die Frage auf: Wozu brauche ich eigentlich noch Email?

Ein Blick in meinen privaten Postkorb zeigt mir über 900 Mails, die sich in folgende Bereiche gliedern lassen:

  • Newsletter (bestellt und aufgezwungen)
  • Email-Benachrichtigungen über Neuigkeiten in sozialen Netzwerken
  • Passwort-Bestätigungsmails
  • Emails über einen Bestellstatus
  • Kontakt zu Firmen
  • Emails von Freunden
  • Spam

Welche Emails könnte ich vermeiden? RSS-Feeds können Newsletter ersetzen, Benachrichtigungen aus Facebook & Co. wollte ich eh abschalten, Spam braucht niemand. Was bleibt, sind also 1:1 Kontakte (Freunde, Firmen) und Authentifizierungs-Mails, die nur wenig Platz in meiner Inbox belegen, die ich aber auch (noch?) nicht ersetzen kann. Das reduziert die Anzahl der Mails und verbessert den Überblick.

Im Beruf sieht es derzeit noch anders aus. Email war für mich lange eine Art Wissensdatenbank. Bloß keine Email löschen, vielleicht brauche ich die enthaltenen Informationen irgendwann wieder. Im Fall der Fälle war dann einige Zeit notwendig, trotz der Suchfunktion die richtige Email wiederzufinden. In welchem Ordner hatte ich die Email damals gespeichert? Wer war nochmal der Sender? Welche Stichworte hatten wir damals benutzt? Das Auffinden der Informationen gestaltete sich oft langwierig.

Meine beruflichen Mails kann ich grob in die folgenden Punkten aufteilen:

  • Newsletter
  • Support-Anfragen an mich
  • Email-Konversationen (Email Ping-Pong)
  • Terminanfragen
  • Email mit großem Verteiler und Kopie an mich
  • Status und Feedback
  • Problem- und Lösungsbeschreibungen

Die Bearbeitung der Emails hat sich mit neuen Tools zwar verbessert (schnellere Suche, bessere Ordnerverwaltung), aber das grundlegende Problem bleibt: Die Bearbeitung von Emails verbraucht viel Zeit. Doch ich verwende seit über 20 Jahren Emails, und nichts ist schwerer loszuwerden als eine alte Gewohnheit.

Erst ein Abstimmungsreigen via Email, bei dem immer wieder Emails an immer die selben Verteiler hin und hergingen, hat mich so geärgert, dass ich die Absprache in ein Wiki und ein Survey verlegt habe. Parallel dazu las ich zum einen einen Artikel über die Firma Atos, die interne Emails verbieten möchte, und zum anderen sah ich ein Interview mit Luis Suarez von IBM, der seit 2008 (fast) keine Emails mehr benutzt. Luis gibt in seinem Blog immer wieder Updates über seine Erfahrungen.

Mit dem Gedanken, interne Emails zu verbieten kann ich mich nicht wirklich anfreunden, aber Emails einzuschränken fand ich so sinnvoll, daß ich seitdem versuche, die folgenden Tipps anzuwenden:

  • Replies vermeiden – ich versuche, Leute anzuchatten, anzurufen oder direkt zu besuchen
  • Wenn Replies notwendig, dann nicht an alle – ich prüfe die Empfängerliste: müssen wirklich alle eine Antwort bekommen?
  • Konversationen verschieben – Wenn ich Email Ping-Pong entdecke, versuche ich, die Kollegen in Foren und Wikis umzuleiten
  • Newsletter abbestellen – Entweder RSS-Feeds verwenden oder bei Bedarf Webseite aufrufen
  • Benachrichtigungen prüfen und wenn möglich ausschalten
  • Suffix im Betreff nutzen – “eom” (End of Message) und “NNTR” (no need to reply) zeigt dem Empfänger, dass er nicht antworten muss.
  • Wissen zentral speichern – Problemlösungen in Wikis und Blogs ablegen, statt in Emails
  • Links statt Attachments verwenden – Statt Dateien zu schicken, einfach einen Link auf die zentral gespeicherte Datei einfügen

Diese Punkte sind ein erster Versuch, die Emailflut einzudämmen. Auch hier werden einige Mails übrig bleiben, die 1:1 Kommunikation und Terminabsprachen zum Beispiel. Je bekannter aber die Social Media Tools werden, desto mehr Leute werden diese Tools auch für Aufgaben nutzen, die derzeit noch von Emails gelöst werden. Das ist ein Prozess, der aber aus meiner Sicht sehr sinnvoll ist.

Welche Erfahrungen habt ihr bisher mit Emails? Welche interessanten Initiativen kennt ihr?

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3 Antworten zu “Wozu brauche ich eigentlich noch Email?

  1. hallo micha,

    du vergißt die in unserem unternehmen “notwendige” beweisbarkeit von informationen – “was haben sie herrn X dann und dann geantwortet?” – frag mal dein weib nach einem gemeinsamen chef ;-) und frag mal, was unsere know how datenbank macht… ;-) email ist ein werkzeug in einer welt der überregulierung – eine art kleinster gemeinsamer nenner aller beteiligten.

    gruß,
    philip n.

  2. Hi Philip,

    wahrscheinlich habe ich das unter 1:1 Email vergraben, weil es bei mir bisher kaum einen Stellenwert gehabt hat. Dein Hinweis ist absolut richtig. Vielleicht können aber auch Kommentare in Blogs oder Foren mit Name und Timestamp diese Nachweisbarkeit leisten.

    Als weiteren Aspekt der 1:1 Kommunikation sehe ich vertrauliche Informationen. Auch dafür gibt es irgendwann Alternativen. Vielleicht mit der nächsten Chef-Generation…

  3. Pingback: E L S U A ~ A KM Blog Thinking Outside The Inbox by Luis Suarez » Reflections from 2011 – A World Without Email – The Documentary

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